Свідоцтва про народження, шлюб, смерть та інші акти цивільного стану зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) протягом 75 років.
Після завершення цього строку книги державної реєстрації передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідної області або міста Києва.
Якщо з дати реєстрації акту цивільного стану минуло понад 75 років, для отримання документа необхідно звертатися безпосередньо до державного архіву, в якому зберігаються відповідні книги реєстрації. Саме архіви видають архівні довідки або витяги з актових записів.
Запит можна подати:
- особисто;
- поштовим відправленням;
- електронною поштою (за умови, що архів приймає електронні звернення).
У запиті обов’язково потрібно зазначити:
- прізвище, ім’я та по батькові особи, щодо якої запитується документ;
- дату та місце події (народження, шлюбу, смерті тощо);
- контактні дані заявника (номер телефону, електронну або поштову адресу).
Строк розгляду запиту становить до 30 календарних днів, а у виняткових випадках може бути продовжений до 45 днів.
Якщо державний архів, у якому зберігаються документи, розташований на тимчасово окупованій території, Державна архівна служба України може визначити інший архів, який тимчасово зберігає копії документів і здійснює видачу довідок.
У разі якщо актовий запис було оцифровано та внесено до Державного реєстру актів цивільного стану, варто звернутися до будь-якого відділу ДРАЦС або скористатися порталом Дія. Для отримання витягу необхідно пред’явити паспорт та документи, що підтверджують родинні зв’язки (наприклад, свідоцтво про народження). Послуга з видачі архівного витягу є платною — сплачується державне мито.
У разі відсутності книг державної реєстрації актів цивільного стану архів надає архівну довідку про неможливість виконання запиту.
Такий документ може бути використаний у суді при встановленні факту родинних відносин.
За додатковою консультацією можете звернутися до Громадської організації «Черкаський правозахисний центр»: (067) 522-57-10 (Telegram, Viber).
